Fiche vierge à imprimer pour noter chaque passage de nettoyage dans une pièce : date, heure et visa. Une fiche par pièce, prête à afficher à la porte.
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Pièce : _______________
| Date | Heure | Visa |
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Quand un client affirme qu'une pièce n'a pas été nettoyée un jour donné, la première question est toujours la même : qui est passé, et quand ? Une fiche affichée sur place y répond sans coup de téléphone. Une fiche par pièce garde tous les passages au même endroit, plutôt que dispersés dans un classeur partagé.
Une fiche ne sert que si elle est remplie en sortant de la pièce, pas en fin de service. Affichez-la là où l'agent ne peut pas la manquer, demandez un visa plutôt qu'une signature complète pour que ce soit rapide, et changez la fiche quand elle est pleine pour que les anciennes lignes restent regroupées.
Une fiche de passage prouve que quelqu'un a noté une heure. Elle ne montre pas l'état de la pièce quand l'agent est reparti. C'est suffisant pour un suivi de routine et pour un client qui fait confiance au prestataire, mais elle ne tranchera pas un litige à elle seule : deux personnes peuvent lire la même ligne différemment, et une heure peut être remplie après coup.
Le papier suffit quand une seule équipe nettoie un seul site et que personne ne conteste le résultat. Il atteint sa limite quand la prestation est sous-traitée, quand plusieurs sites tournent en parallèle, ou quand un client conteste un passage. Dans ces cas, une photo avant/après horodatée, rattachée à la prestation, apporte la preuve qu'une ligne de visas ne peut pas donner.
Une fiche suffit-elle pour tout un bâtiment ?
Non. Une fiche par pièce se lit et se contrôle plus facilement, et une fiche pleine s'archive à part.
Qui doit apposer son visa ?
La personne qui a réalisé le nettoyage, au moment où elle quitte la pièce.
Que faire si un passage n'a pas été noté ?
Laisser la ligne vide. La remplir plus tard de mémoire rend toute la fiche moins fiable.
Combien de temps garder les fiches complétées ?
Aussi longtemps que votre contrat avec le client l'exige, ou tant qu'un litige sur cette période reste possible.
Une fiche papier ne montre pas ce qu'un sous-traitant a réellement fait sur place. Découvrez comment fonctionne la preuve photo de prestation.